Sonderurlaub bei Todesfall und Beerdigung, Infos und Beantragung

Allgemeine Hinweise

Der Tod eines geliebten Menschen lässt immer Betroffenheit bei den Hinterbliebenen zurück. Es kann schwierig sein, damit umzugehen. Viele der betroffenen Hinterbliebenen sind jedoch berufstätig und die Beerdigung fällt meist in die Dienstzeit. In diesem Zusammenhang stellt sich natürlich die Frage, ob ein Dienstnehmer Anspruch auf Sonderurlaub bei einem Todesfall im nahen Bekanntenkreis oder in der eigenen Familie hat. In diesem Artikel sehen wir uns die rechtlichen Rahmenbedingungen etwas genauer an.

Bei einem Todesfall sind verschiedene Aufgaben zu erledigen, die in der Regel auch sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. So müssen zum Beispiel Bestattungsarrangements organisiert werden und die näheren Angehörigen und Freunde über den Tod des Verstorbenen informiert werden. Das Erfordernis eines Sonderurlaubs bei Trauerfällen wird auch deswegen notwendig sein, da der betroffene Angestellte / die betroffene Angestellte an der Beerdigung teilnehmen möchte.

Natürlich muss auch der Nachlass verwaltet werden und dazu zum Beispiel der Notar aufgesucht werden. Diese Amtswege nehmen allerdings mehr Zeit in Anspruch und verteilen sich meist auf mehrere Tage in der nahe liegenden Zukunft. Unabhängig von den gesetzlichen Anspruchsvoraussetzungen für einen Sonderurlaub bei einem Todesfall fördert die Gewährung eines solchen Urlaubs auch ein produktives Arbeitsumfeld innerhalb des Betriebes, weil es den Mitarbeitern Zeit gibt, sich von ihren menschlichen Verlusten zu erholen. Der Mitarbeiter erkennt diese Leistung des Unternehmens an und bekommt das Gefühl, dass auch das Management in solch schweren Stunden Anteil nimmt.

Gesetzliche Anspruchsvoraussetzungen im Falle eines Todesfalls

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Die gesetzlichen Anspruchsvoraussetzungen für einen Sonderurlaub ist grundsätzlich im BGB geregelt. Der Gesetzgeber spricht in diesem Zusammenhang von einer Befreiung von der Arbeitspflicht mit Entgeltfortzahlungen, die aber nur unter bestimmten Voraussetzungen in Anspruch genommen werden kann. Grundsätzlich kann jeder Arbeitnehmer einen Sonderurlaub beantragen.

Es muss sich allerdings um einen Trauerfall im engeren Familienkreis handeln. Bevor wir tiefer ins Detail gehen, beschränken wir uns zunächst einmal darauf, keine Sonderrechte bestimmter Berufsgruppen zu betrachten. In der Regel bezieht sich der Sonderurlaub bei einem Todesfall de facto allen Arbeitnehmern nur auf den 1. Verwandtschaftsgrad. Davon umfasst ist der Tod des Ehepartners oder das Ableben eines Elternteils. Auch der Tod des eigenen Kindes wäre von dieser gesetzlichen Regelung umfasst. Explizit ausgenommen sind Todesfälle, die innerhalb des 2. Verwandtschaftsgrades (das sind Großeltern und Schwiegereltern) eintreten.

Wie lange gewährt der Gesetzgeber dem Trauernden einen Sonderurlaub?

Ungeachtet dessen, dass die Trauerarbeit natürlich nicht mit dem Sonderurlaub abgeschlossen sein kann, regelt der deutsche Gesetzgeber die Dauer des Sonderurlaubs ganz genau. Die gesetzlichen Grundlagen finden sich vorwiegend im deutschen Urlaubsgesetz sowie im BGB, hier besonders im BGB § 616. Hier muss man aber darauf verweisen, dass einzelne Berufsgruppen davon nicht umfasst sind bzw. auch Sonderrechte und eigene Regelungen haben, die darüber hinaus wirken.

Davon sind vor allem die im öffentlichen Sektor tätigen Personen umfasst. Wir werden darauf noch später etwas näher eingehen. Vorerst beschränken wir uns aber auf die allgemeine Rechtslage. Man muss auch gleich zu Beginn festhalten, dass die Dauer des Sonderurlaubs von unterschiedlichen Faktoren abhängig ist. Man kann also keine generelle Aussage darüber treffen.

Wovon hängt die Länge des Sonderurlaubs ab ?

Faktoren, worauf die Dauer des Sonderurlaubs Einfluss nehmen können, sind zum Beispiel der Verwandtschaftsgrad oder die Länge der Betriebszugehörigkeit. Es klingt auch logisch, dass ein Mitarbeiter bessere Vergünstigungen erhält, wenn er bereits länger im Betrieb tätig ist.

Außerdem nimmt die Rolle der Kulanz des Arbeitgebers eine immer stärkere Gewichtung in der Praxis ein, da Arbeitgeber vermehrt realisieren, dass sie bei einer großzügigen Auslegung des Gesetzes einen höheren Nutzen durch die verstärkte Anteilnahme generieren können. Der Gesetzgeber gibt zwar konkret die Anzahl der Tage vor, allerdings gibt es den Hinweis, dass die Abwesenheit im Betrieb nicht zu lange dauern sollte. Ungeachtet dessen beschreibt der Gesetzgeber aber im § 616 des BGB genaue Angaben hinsichtlich der Dauer der Abwesenheit vom Betrieb.

Hier nennt der Gesetzgeber drei Tage Abwesenheit beim Tod des Ehegatten bzw. Lebensgefährten. Wenn ein Elternteil verstorben ist oder die Abwesenheit durch den Tod eines Kindes begründet wird, dann gewährt der Gesetzgeber der Person eine Abwesenheit von zwei Tagen. Diese gesetzliche Regelung umfasst weiters noch den Tod der Eltern, Schwiegereltern, Geschwister, Pflegekinder oder auch Stiefkinder.

Beim Tod der Großeltern oder wenn die zuvor genannten Angehörigen nicht im gemeinsamen Haushalt leben sollten (zum Beispiel die Kinder), dann reduziert sich die Dauer des Sonderurlaubs auf einen Tag. Hier ist der Gesetzgeber also weniger großzügig und trifft klare Unterscheidungsmerkmale.

Der Gesetzgeber hat diese Regelungen im Rahmen der Sonderbestimmungen zur „Vorübergehenden Verhinderung“ nach § 616 BGB ins Gesetz gegossen. Das Gesetz schreibt vor, dass Arbeitgeber aus besonderen gesundheitlichen und familiären Gründen jedes Jahr zu bestimmten Anlässen bezahlten Urlaub gewähren müssen. Der Gesetzgeber gibt aber weiters eine Richtsetzung zur Verlängerung der Anspruchsvoraussetzungen heraus, die sich nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit richtet.

So kann unter Umständen die Dauer des Sonderurlaubs auch weiter über drei Tage hinaus gehen, wenn der Dienstnehmer schon länger im Betrieb tätig ist (in der Regel mehr als 25 Jahre Betriebszugehörigkeit). Um den Sonderurlaub zu beantragen, braucht es keine sonderliche Genehmigung. Im Prinzip kann die Vorgehensweise mit jener aus dem normalen Regelurlaub verglichen werden. Man reicht also einfach einen Urlaubsantrag in der Personalabteilung ein und erhält ihn dann auch bewilligt.

Unterscheidung des Sonderurlaubs nach Dienstnehmern

Es wurde bereits im Vorfeld darauf verwiesen, dass es für bestimmte Berufsgruppen eigene Regelungen gibt. Die größte Gruppe, für die es eigene Regelungen gibt, sind Beamte des Staates. Für Beamte (davon sind auch Richter erfasst) wurde eine eigene Verordnung erlassen, wo die Dauer des Sonderurlaubs bei einem Trauerfall geregelt ist. Diese Verordnung über Sonderurlaub für Bundesbeamte und Richter im Bundesdienst regelt dabei den Anspruch für diese Berufsgruppe.

Sie sieht vor, dass beim Tod der Ehefrau, des Ehemannes, eines Kindes, eines Elternteils oder des Lebenspartners insgesamt zwei Werktage Anspruch auf Sonderurlaub besteht. Die Verordnung ist als gesetzlicher Teil der Rechtsordnung zu verstehen, wobei hier insbesondere der Tarifvertrag der öffentlichen Bediensteten als Grundlage herangezogen werden muss. § 29 des Tarifvertrages geht hier ebenso auf die Anspruchsgrundlagen für Staatsbedienstete ein und regelt die Dauer des Sonderurlaubs. Auch hier ist von zwei Arbeitstagen die Rede.

Als gesetzliche Grundlage gelten auch Tarif- oder Betriebsverträge. Hier gibt es zum Teil eine noch explizite Regelung die über die gesetzliche Grundlage hinausgeht und somit übergeordnete Gültigkeit entfalten kann.

Exkurs: Lebenspartnerschaft

Dieser Punkt erscheint in diesem Kontext sehr wichtig zu sein, da es insbesondere bei der Inanspruchnahme von Sonderurlaub bei gleichgeschlechtlichen Paaren immer noch zu Unstimmigkeiten im Alltag kommen kann. Im folgenden Teil werden wir uns die Hintergründe und die rechtlichen Rahmenbedingungen (bzw. die Lücken im System) etwas näher ansehen. Im Zuge der Verabschiedung des Lebenspartnerschaftsgesetzes wurde der Lebenspartner dem Grunde nach dem Ehepartner gleichgesetzt.

Man hat sich auf grundsätzliche Rahmenbedingungen geeinigt, die auch aus rechtlicher Sicht eine Gleichstellung umfassen. Davon betroffen ist natürlich nicht nur der Todesfall und die Anspruchsvoraussetzungen im Sinne einer Gleichstellung mit dem Ehepartner, sondern auch andere, vorwiegend zivilrechtliche, Ansprüche, welche in diesem Zusammenhang entstehen können. Man hat die gesetzliche Grundlage aber etwas enger gefasst. Es reicht also nicht so einfach, dass man sich „Lebenspartner“ nennen darf und somit auch die gleichen Anspruchsvoraussetzungen erhält.

Viel wichtiger ist der Umstand, dass eben auf Basis dieser eng gefassten Definition auch die Eintragung der Partnerschaft erfolgen muss. Dies gilt ganz allgemein als Anspruchsvoraussetzung und Gleichschaltung mit dem Anspruch von Ehepartnern. Ehen und eingetragene Lebenspartnerschaften sind dann bei Trauerfällen und dem Anspruch auf Sonderurlaub von gleichen Rechten umfasst. Man hat die Diskussion darauf aufgebaut, dass man über die „Ehe für alle“ im breiten parlamentarischen Umfeld diskutiert hatte und damit auch den homosexuellen Paaren ermöglichen wollte, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen.

Somit sollte diesen Paaren auch die gleichen Rechte wie Ehepartnern zugewiesen werden. Natürlich sind solche zivilrechtliche Errungenschaften nicht als isoliert zu betrachten, sondern entfalten einen sehr breiten Wirkungsgrad, der sich letztlich auch rechtlich im Bereich des Sonderurlaubs im Trauerfall manifestiert hat. Allerdings muss man auf vereinzelte Rechtsfälle verweisen, die noch immer Rechtsunsicherheit verlautbaren lässt.

So ist es nicht selbstverständlich, dass ein unverheirateter Dienstnehmer einen Anspruch auf den Sonderurlaub im Trauerfall hat (beim Tod des Partners). Denn es finden sich in der Rechtsliteratur noch immer Fälle, wo über den Anspruch gestritten wird. Die rechtliche Grundlage dafür findet sich in der TVöD (Anmerkung: das ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst), wonach ein unverheirateter Dienstnehmer eben keinen Anspruch auf Sonderurlaub im Trauerfall beim Tod des Lebenspartners hat. Obwohl sich die meisten Arbeitgeber als kulant erweisen, dürfte es in der Praxis doch noch zu Streitigkeiten kommen.

Manche Arbeitgeber unterscheiden demnach offenbar noch immer zwischen dem Ehepartner und dem gleichgeschlechtlichen Ehepartner, wobei hier wohl alle rechtlichen Möglichkeiten einer Trickserei benutzt werden, um eine Diskriminierung rechtfertigen zu können. Man darf gespannt sein, ob sich diese rechtliche Lücke in naher Zukunft schließen wird, damit auch hier völlige Rechtssicherheit für Fälle gleichgeschlechtlicher Beziehungen herrschen kann.

Regelung betreffend der Fortsetzung der Entlohnung für Arbeitnehmer

Grundsätzlich lässt sich aus den bereits oben zitierten Gesetzesstellen ableiten, dass während der gesamten Dauer des Sonderurlaubs auch der Anspruch auf normale Fortsetzung der Auszahlung der Entlohnung besteht. Daher werden Arbeitnehmer am Monatsende auch keinen Unterschied hinsichtlich des ausbezahlten Gehalts bzw. Lohns erkennen können. Es besteht somit der gesetzliche Anspruch einer Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung.

Im Prinzip beantragen Sie den Sonderurlaub im Trauerfall nicht nur wie einen normalen Urlaubstag, er wird auch in der gleichen Form abgerechnet. Für Sie als Arbeitnehmer hat es finanziell keine Auswirkung. Lediglich in der Statistik werden Sie für bestimmte Berechnungen aufscheinen, aber dies ist nur als solcher Umstand auszuweisen und als unternehmensinterne Abrechnung in diesem Sinne zu beurteilen. Auch der Arbeitsvertrag gibt darüber Aufschluss. Viele Menschen begehen aber den Fehler, dass sie den gesetzlichen Anspruch auf Urlaub mit einem Sonderurlaub verwechseln. Dies ist besonders kritisch, weil für den Arbeitnehmer daraus Rechte entstehen, die wichtig sind. In der Praxis bedeutet dies nämlich, dass der in Anspruch genommene Sonderurlaub zusätzlich zum normalen Urlaub gewährt werden muss.

Er darf also nicht vom Dienstgeber vom normalen Urlaubsanspruch abgezogen werden. Wenn Sie also zum Beispiel aufgrund der Länge Ihrer Betriebszugehörigkeit einen normalen Urlaubsanspruch von 25 Tagen haben, dann wäre im Todesfall nicht ein zweitägiger Anspruch auf Sonderurlaub von Ihrem normalen Urlaub abzuziehen. Dies hat auch rechentechnisch und steuerrechtliche Auswirkungen. Viele Dienstgeber verrechnen sich nämlich bei der Abrechnung im Falle eines späteren Ausscheidens des Dienstnehmers sehr gerne und ziehen den Sonderurlaub dann ganz einfach vom normalen Urlaubsanspruch ab.

Sie sollten dies nur einmal gehört haben, damit Sie auf diesen Punkt achten. Der Anspruch auf Sonderurlaub und die daraus konsumierten Tage werden auch getrennt von den anderen Urlaubstagen aus dem normalen Urlaub auf dem Gehaltszettel (bzw. der EDV-Version davon) ausgewiesen.

Exkurs: Die gesetzliche Regelung in den deutschsprachigen Nachbarländern

Der Vollständigkeit halber sollen auch die gesetzlichen Bedingungen für die Inanspruchnahme für einen Sonderurlaub in Österreich und der Schweiz erfasst werden. Wir können hier aber nur grundlegend auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen eingehen, da auch in den Nachbarländern viele verschiedene Sonderregelungen existieren. Dennoch gibt es, wie auch in Deutschland, eine gesetzliche Basisregelungen, die im Zivilrecht festgeschrieben steht. Selbstverständlich gibt es auch für Beamte eine eigene gesetzliche Regelung und eine Rechtsgrundlage auf die wir im folgenden Beitrag eingehen werden.

Die gesetzliche Regelung der Inanspruchnahme im Trauerfall in Österreich

In Österreich ist die gesetzliche Grundlage für die Inanspruchnahme eines Sonderurlaubs bei einem Todesfall im österreichischen ABGB geregelt. Das Allgemeine Bürgerliche Gesetzbuch umfasst das gesamte österreichische Zivilrecht und dient als gesetzliche Grundlage für den Urlaubsanspruch. Es gibt aber auch eine Reihe von Nebengesetzen, aus denen sich Ansprüche für den Arbeitnehmer ableiten lassen.

Dazu zählt insbesondere das Angestelltengesetz, wo die Rechte der Arbeitnehmer festgeschrieben wurden. Grundsätzlich lässt sich aus den gesetzlichen Bestimmungen ableiten, dass bei Vorliegen bestimmter persönlicher Dienstverhinderungsgründe auch das vereinbarte Entgelt weiter gezahlt werden muss. Neben einem Todesfall eines nahen Angehörigen sind darunter auch andere Einzelfälle subsumiert. Die Rechte werden aber auf Basis der Verhältnismäßigkeit abgeleitet, wobei der Grund immer persönlich sein muss. Ein Begräbnis von nahen Angehörigen ist jedenfalls so ein Grund.

Es gibt hier hinsichtlich der Dauer keine nennenswerten Abweichungen zu der Regelung in Deutschland. So zum Beispiel besteht beim Tod des Ehegatten bzw. Lebensgefährten und Kindern, die im gemeinsamen Haushalt leben, ein gesetzlich normierter Anspruch auf Sonderurlaub für die Trauertage von drei Werktagen. Allerdings dürfte Österreich keine gesetzlichen Schlupflöcher offen gelassen haben, da sich nur schwer vergleichbare Streitfälle zu oben genannten Sachverhalten finden lassen. Die Rechtsprechung erscheint hier auch zu dürftig zu sein, um ein eigenes Kapital zu diesem Bereich zu eröffnen.

Die Rechte auf Sonderurlaub bei Beamten und im öffentlichen Dienst beschäftigten Personen

So wie in Deutschland auch haben auch in Österreich die Beamten eine gesonderte Regelung für die Inanspruchnahme des Sonderurlaubs bei Dienstverhinderung beim Tod eines nahen Angehörigen erhalten. Die Rechtsgrundlage für diese Dienstgruppe ist vorwiegend im § 74 BDG (Dienstrecht der Beamten – Beamten-Dienstrechtsgesetz) und im § 29b VBG (Dienst- und Besoldungsrecht der Vertragsbediensteten des Bundes – Vertragsbedienstetengesetz 1948 – VBG) verankert. Neben den Trauerfällen gibt es auch in Österreich für Beamten weitere Gründe, aus denen sich ein Sonderanspruch für einen Urlaub ableiten lässt.

Weitere Dienstverhinderungsgründe sind etwa Hochzeiten naher Angehöriger oder eine Übersiedlung. Man sieht aber in Österreich sehr deutlich, dass hier zum Beispiel Beamten bevorzugt behandelt werden. Sollte sich zum Beispiel die Ehegattin in Österreich niederlassen (zum Beispiel durch Zuzug nach Österreich aus dem Ausland), dann steht dem Gatten (das heißt dem Beamten) auch ein Sonderurlaub zu. Nur bei als Hobbys einzustufende Dienstverhinderungen rechtfertigen keinen Anspruch auf Sonderurlaub.

Die Beantragung des Sonderurlaubs

Will ein Beamter einen Sonderurlaub beantragen, dann gibt es in Österreich dazu eine eigene Vorgehensweise. So ist zum Beispiel im § 3 Abs. 1 Z 2 lit. b der Dienstrechtsverfahrensverordnung aus dem Jahre 1981 vorgeschrieben, dass die Genehmigung des Sonderurlaubs durch den Leiter einer Dienststelle vorzunehmen ist. Der Antrag ist also direkt oder auch auf indirektem Wege ihm zu übermitteln und der Leiter der Dienststelle hat auch über den Anspruch zu entscheiden. Allerdings handelt es sich dabei nur um die Einhaltung einer formalen Formvorschrift, da im gegensätzlichen Falle ohnedies von einer Genehmigung auszugehen ist.

Der gesetzliche Anspruch ist ja gegeben. Der Anspruch beim Tod des Ehegatten bzw. der Ehegattin ist im Gesetz mit bis zu drei Arbeitstagen angegeben. Stirbt ein Elternteil, ein Kind (davon umfasst sind auch die Stief-, Wahl- und Pflegekinder) oder ein Teil der Großeltern, dann besteht Anspruch auf Sonderurlaub in Höhe von bis zu zwei Werktagen. Der gleiche Anspruch entsteht beim Tod von anderen Familienangehörigen. Sie müssen allerdings ebenso im gleichen Haushalt leben.

Die gesetzliche Regelung bei einem Todesfall in der Schweiz

Wir wollen im Anschluss nur auf die wichtigsten Regelungen eingehen. Dem Grunde nach haben Angestellte in der Schweiz ebenso das Recht, um persönliche Angelegenheiten zu erledigen. Dabei ist auch der Lohnanspruch rechtlich abgesichert. Die gesetzliche Grundlage ist in der Schweiz primär das dort geltende Arbeitsrecht. Grundsätzlich ist der Ablauf auch in der Schweiz ident mit jenem in Deutschland und in Österreich. Da Rechtsanspruch auf einen Sonderurlaub besteht, muss dieser vom Arbeitnehmer nur beantragt werden.

Die Genehmigung gilt daher als reine Formsache. Das Gesetz gibt keine genaue Dauer für den Anspruch vor. Es geht mit dem Ansatz von „üblichen Stunden und Tagen“ nie konkret auf einen Sachverhalt ein und legt auch die Dauer der Tage nicht so fest wie in Deutschland oder Österreich. Man ist daher in der Praxis dazu übergegangen, diese Regelungen konkret im Arbeitsvertrag mit dem Unternehmen zu regeln. Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass die Dauer laut Arbeitsverträgen zwischen einem und drei Tagen liegt. Außerdem gibt der Gesetzgeber aber sehr konkret vor, für welche Gruppen im Todesfall auch der Anspruch auf Sonderurlaub besteht.

Umfasst sind demnach auch nur nahe Angehörige. Diese Gruppe ist der Gruppe in Deutschland oder Österreich vergleichbar. Allerdings ist es zum Teil auch notwendig, sich zu bestimmten Berufsgruppen auch Details in den Tarifverträgen anzusehen. Gerade deshalb, weil das Schweizer Arbeitsrecht keine konkreten gesetzlichen Normen vorschreibt, kann es im Einzelfalls sehr sinnvoll sein, sich dazu zu informieren.

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